sistem informasi akuntansi

BAB 9

Pemrosesan file dan konsep manajemen data

Field, Unsur Data, Atribut dan Elemen – elemen

Istilah-istilah field, unsure data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam system informasi Contoh-contoh field adalah :

·  Nama pelanggan

·  Nomor tunjangan sosial karyawan

·  Nomor pesanan pembelian.

Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya, Pengelompokkan logis atas field disebut Catatan ( Record ). Catatan merupakan kelompok unsure-unsur data yang memuat beberapa entitas seperti ; Karyawan, Pelanggan, Pemasok, Faktur, dll.

Okurensi data

struktur catatan memiliki okurensi yang disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan.

Teknologi Database

Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat.

Layanan informasi online

Banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layangan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka.

Expert system

sistem ahli membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area.

Pemrograman berorientasi - objek

Meliputi pendefinisian objek-objek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit. Hal menjadi objek : daftar komponen-komponen persediaan, kelompok pelanggan, atau bahkan kumpulan foto.

Sistem hiperteks

Memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata-kata kunci.

Sistem database intelijen

Sistem ini merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi-teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database.

     Penjelasan  tiga tingkatan arsitektur yang ada dalam database

1.     Arsitektur tingkat konseptual merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan untuk tujuan-tujuan yang telah dipilih.

2.     Arsitektur tingkat logis merupakan pengimplementasian data base yang didefinisikan pada tingkat konseptual, harus ditetapkan file dan catatan-catatan spesifik yang membentuk struktur data logis.

3.     Arsitektur tingkat fisik berkaitan dengan tehnik-tehnik implementasi dan isu-isu khusus yang berhubungan dengan metode-metode pengaksesan data.

Rincian arsitektur database :

1.     Tingkat konseptual

·      Isi database, Penggunaan database, Laporan yang diinginkan, Informasi yang diketahui

2.     Tingkat logis

Struktur data logis :

·      Pohon ( secara hirarki ), jaringan, dan hubungan ( relasional )

3.     Tingkat fisikal

Metode-metode Akses :

·      Sekuensial, sekuensial terindeks, langsung.

Sistem manajemen database dan arsitekturnya:

1. Arsitektur tingkat konseptual : mencakup pendefinisian terminologi-terminologi umum dalam database dan kebutuhan penggunaan data.meliputi :

a)     Isi database

b)     Penggunaan database

c)      Laporan yang diinginkan

d)     Informasi yang ingin diketahui

2.arsitektur tingkat logis : mencakup pendefinisian struktur data logis, yang dapat dilakukan dengan model hirarkis, jaringan atau relasional. Meliputi :

a)     Pohon

b)     Jaringan

c)      Hubungan (rasional)

3.arsistektur tingkat fisik : mencakup pendefinisian metode-metode akses-file, baik yang sekuensial, terindeks atau langsung. Meliputi :

a)     Sekuensial

b)     Sejuensial terindeks

c)      Langsung

Hubungan ekonomik antar teknik – teknik organisasi file

Tabel ini akan mengikhtisarkan kapan masing – masing teknik organisasi file digunakan.

Teknik – teknik	Saat Terbaik	Keterbatasan
Sekuensial	Rasio aktifitas tinggi, seperti dalam pemrosesan batch	Tidak memungkinkan untuk mengakses catatan tunggal secara tepat
Terindeks	Rasio aktifitas rendah, ukuran file dari moderat sampai tinggi	Pemutakhiran file membutuhkan pemutakhiran indeks - indeks
Sekuensial – Terindeks	File harus diproses dengan pola pemrosesan batch (rasio aktifitas tinggi ) dan nonbatch ( rasio aktifitas rendah )	Sama dengan sekuensial dan terindeks
Langsung	Rasio aktifitas rendah, file berukuran besar, struktur jaringan, dan struktur pohon	Memerlukan kunci – kunci untuk menempatkan catatan – catatan

SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK

System manajemen database ialah program computer yang memungkinkan pemakai untuk membuat dan memutakhirkan file, memilih dan memanggil data, dan untuk menghasilkan beragam keluaran dan laporan. System manajemen database mencakup 3 atribut untuk pengelolaan dan pengorganisasian :

1.      Bahasa deskripsi data (DDL)

Memungkinkan administrator database untuk mendefinisikan struktur logika database, yang disebut skema. Skema mencakup :

a. nama elemen data

b. jenis data (numeric, alphabet data, dll) dan nomor posisi decimal jika elemen data numeric.

c. jumlah posisi (misalnya 9 posisi untuk nomor jaminan social).

2.      Bahasa manipulasi data (DML)

DML mencakup perintah – perintah untuk pemutakhiran, pengeditan, manipulasi dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus, pemakai tidak perlu menggunakan DML, tetapi program aplikasi (misalnya, program penggajian atau system akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan pernyataan DML untuk memenuhi kebutuhan para pemakai.

3.      Bahasa kueri data (DQL)

DQL adalah bahasa yang mudah digunakan atau penghubung yang memungkinkan pemakai untuk meminta informasi dari database. Terdapat pemghubung bahasa alami yang memungkinkan para pemakai untuk meminta informasi dengan menggunakan bahasa sehari – hari. Sistem tersebut dapat mengenali beragam gaya bahasa permintaan, dan jika pemakai menyampaikan permohonan yang tidak lengkap.

Kekurangannya system manajemen database :

a.       Unsur data yang sama digunakan untuk beberapa aplikasi yang berbeda; dalam file independen, unsur data harus dimasukkan dalam masing – masing file aplikasi.

b.      File harus didefinisikan dalam awal proses implementasi system prosedur – prosedur memiliki keterbatasan lebih karena struktur file yang ada dibandingkan karena perubahan kebutuhan aplikasi.

c.       Independensi diantara file seringkali menyebabkan terjadinya struktur – struktur yang berbeda untuk data yang sama, juga akan terjadi, system kode yang berbeda, abreviasi (penyingkatan) yang berbeda, dan panjang field yang berbeda.

Disamping masalah manajemen data dan penyimpanan yang telah dibahas, setiap file independen memerlukan intruksi – intruksi pemrosesan dan pemeliharaan sendiri, jika isi dan struktur file distandarisasikan.

Independensi data, pemecahan untuk masalah – masalah pemeliharaan file independen terletak pada pemisahan penanganan data secara fisik dengan penggunaan logisnya. Ini memerlukan 2 perubahan mendasar, yaitu :

a.       Penyimpanan data terintegrasi dalam suatu database tunggal

b.      Seluruh akses ke himpunan file (database) adalah melalui system perangkat lunak tunggal yang dirancang untuk mengelola aspek fisik penanganan dan penyimpanan data

Dokumentasi dan administrasi database, kamus database digunakan untuk mensentralisasikan, mendokumentasikan, mengontrol dan mengkoordinasikan penggunaan data dalam organisasi. Tujuan utama kamus data adalah mengeliminasi atau paling tidak mengontrol ketidakkonsistenan pemanfaatan hasil pemrosesan alias dan untuk mengeliminasi kesia – siaan data. adalah contoh format kamus data.

Unsur – unsur dalam okurensi kamus data

Spesifikasi

Ø  Nama

Ø    Definisi

Ø    Alias – alias

Karakteristik

Ø    Ukuran

Ø    Nilai – nilai rentang

Ø   Encoding

Ø   Pengeditan data

Utilisasi

Ø   Pemilik

Ø  Dimana digunakan

Ø  Kode keamanan

Ø  Pemutakhiran terakhir