Bab 10

Sistem Pemrosesan Data Elektronik

SISTEM-SISTEM MASUKAN DENGAN KERTAS

Dalam beberapa system akuntansi yang terkomputerisasi, masukan-masukan ke system akuntansi berupa dokumen sumber yang ditulis tangan atau diketik. Dokumen tersebut kemudian dikumpulkan dan dikirimkan ke bagian pengoperasian computer untuk pemeriksaan kesalahan dan pemrosesan

Tahap pemrosesan masukan :

ü  Penyiapan dan Pelengkapan Dokumen Sumber

Dokumen-dokumen sumber seperti order penjualan, diarsip secara manual. Kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diminimalkan jika dokumen sumber dirancang dengan baik dan mudah dimengerti

ü  Pengiriman Dokumen-dokumen Sumber ke Pemrosesan Data

Ketiadaan atau ketidak cukupan prosedur-prosedur pengendalian data yang dikirim dari departemen pemakai ke departemen pemrosesan data akan merupakan kelemahan-kelemahan signifikan, karena hal tersebut memungkinkan adanya transaksi-transaksi palsu atau tidak terotorisasi yang masuk ke dalam system pemrosesan

Sistem-sistem masukan tanpa kertas

Dalam sistem-sistem masukan tanpa kertas (paperless input systems), kadang disebut juga sistem masukan on-line, transaksi-transaksi dimasukkan secara langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber dikurangi. Oleh karena itu, memberikan tingkat otomasi lebih tinggi daripada sistem dengan kertas.

Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas kemungkinan ketiadaan pemisahan tugas dan jejak audit. Konsentrasi fungsi-fungsi dalam masukan data tanpa-kertas mengurangi pengendalian yang berkaitan dengan pemisahan tugas. Pengendalian-pengendalian ini (pengendalian penelaahan dan pengendalian batch atau dokumen-dokumen sumber dan pengendalian yang berkaitan dengan penyiapan dokumen sumber, seperti pemranomoran, otorisasi, dan penelaahan) penting bagi keterpaduan jejak audit dan harus dikomplementasikan dalam sistem tanpa kertas.

Sistem Masukan Tanpa-Kertas Membutuhkan Intervensi Manusia. Terdapat banyak jenis sistem masukan tanpa-kertas dimana para pemakai memasukkan transaksi-transaksi secara langsung ke komputer. Diantaranya, sistem masukan data manual dan sistem identifikasi otomatis seperti sistem Point-Of-Sale (POS).

Dalam sistem masukan data manual on-line, para pemakai secara manual mengetik transaksi ke sistem komputer. Dalam sistem identifikasi otomatis, barang dagangan dan lainnya dibuatkan kartu dengan kode terbaca-mesin.Transaksi-transaksi dengan system masukan tanpa-kertas yang melibatkan intervensi manusia umumnya diproses melalui dua tahapan: entri data dan edit data, dan transfer ke sistem aplikasi komputer pusat.Memasukkan Data dan Edit Data. Seringkali dilakukan pada saat transaksi dimasukkan. Jika transaksi diterima, akan diproses segera atau kemudian. Jika diproses kemudian, tambahan pengeditan data harus dilakukan.Transfer Ke Sistem Komputer Pusat. Transaksi-transaksi biasanya dimasukkan secara langsung ke komputer pusat melalui beberapa jenis terminaldata yang berkaitan.

Sistem Masukan Tanpa Kertas Yang Tidak Membutuhkan Intervensi Manusia : pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah satu aplikasi teknologi ini adalah networked vending machine (NVM)

SISTEM PEMROSESAN BERDASAR-KERTAS

Pada dasarnya seluruh sistem berdasar-kertas untuk memproses transaksi akan berorientasi-batch. Dalam sistem pemrosesan berorientasi-batch, transaksi transaksi dimasukkan ke dalam komputer ( seperti di bahas sebelumnya ) dalam bentuk batch. Batch-batch ini kemudian diproses secara periodik. Contoh pemrosesan batch adalah laporan jam mingguan untuk membuat cek pembayaran pemrosesan kelompok cek untuk memutakhirkan file master hutang dagang, dan pemrosesan faktur faktur untuk memutakhirkan file induk piutang dagang. Pemrosesan secara batch akan ekonomis jika pemrosesan meliputi jumlah transaksi yang banyak.

Pemrosesan Secara Batch dengan Pemutakhiran File Secara Berurutan

Banyak sistem berdasar-kertas, yang berorientasi batch menggunakan pemrosesan file berurutanuntuk memutakhirkan file induk dan biasanya mencakup tahap tahap berikut ini :

1.                  ·         Penyiapan file transaksi .

2.                  ·         Pemutakhiran file induk.

3.                  ·         Pemutakhiran buku besar.

4.                        Penyiapan laporan buku besar

5.                   

System pemrosesan tanpa-kertas

Dalam system pemrosesan tanpa kertas baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat waktu kadang-kadang disebut online real time processing. Transaksi-transaksi diproses pada saat dimasukan kedalam system. Baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dibahas berikut ini dalam konteks system pemrosesan tanpa-kertas.

Pemrosesan batch dalam system pemrosesan tanpa-kertas

Pemrosesan batch dalam system tanpa-kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam system berdasarkan kertas. Perbedaan utamanya adalah bahwa voucer jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronis.

Pemrosesan tepat-waktu dalam system pemrosesan tanpa-kertas

Keuntungan utama adalah system tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan yepat waktu. On-line, real time systems (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula menghasilkan keluaran untuk pemakai. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari kelompok-kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan langsung atau pemrosesan tepat-waktu
Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS

  Inquiry/response systems,

·         Sistem memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta informasi

·         System pemrosesan file,

·         Sistem pemrosesan penuh atau system pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan masukan transaksi –transaksi secara interakti

Sistem keluaran dengan kertas

Sebagian besar sistem dengan kertas, dan berorietasi-batch dengan pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume keluaran yang besar. Karena sistem tersebut tidak menyediakan kueri pemakai untuk akses-random, sistem tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau rangkapan microfiche dari seluruh file sebagai referensi. Sebagai contoh, hasil cetakan keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelnaggan individual.

BAB 9

Pemrosesan file dan konsep manajemen data

Field, Unsur Data, Atribut dan Elemen – elemen

Istilah-istilah field, unsure data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam system informasi Contoh-contoh field adalah :

·  Nama pelanggan

·  Nomor tunjangan sosial karyawan

·  Nomor pesanan pembelian.

Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya, Pengelompokkan logis atas field disebut Catatan ( Record ). Catatan merupakan kelompok unsure-unsur data yang memuat beberapa entitas seperti ; Karyawan, Pelanggan, Pemasok, Faktur, dll.

Okurensi data

struktur catatan memiliki okurensi yang disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan.

Teknologi Database

Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat.

Layanan informasi online

Banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layangan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka.

Expert system

sistem ahli membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area.

Pemrograman berorientasi - objek

Meliputi pendefinisian objek-objek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit. Hal menjadi objek : daftar komponen-komponen persediaan, kelompok pelanggan, atau bahkan kumpulan foto.

Sistem hiperteks

Memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata-kata kunci.

Sistem database intelijen

Sistem ini merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi-teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database.

     Penjelasan  tiga tingkatan arsitektur yang ada dalam database

1.     Arsitektur tingkat konseptual merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan untuk tujuan-tujuan yang telah dipilih.

2.     Arsitektur tingkat logis merupakan pengimplementasian data base yang didefinisikan pada tingkat konseptual, harus ditetapkan file dan catatan-catatan spesifik yang membentuk struktur data logis.

3.     Arsitektur tingkat fisik berkaitan dengan tehnik-tehnik implementasi dan isu-isu khusus yang berhubungan dengan metode-metode pengaksesan data.

Rincian arsitektur database :

1.     Tingkat konseptual

·      Isi database, Penggunaan database, Laporan yang diinginkan, Informasi yang diketahui

2.     Tingkat logis

Struktur data logis :

·      Pohon ( secara hirarki ), jaringan, dan hubungan ( relasional )

3.     Tingkat fisikal

Metode-metode Akses :

·      Sekuensial, sekuensial terindeks, langsung.

Sistem manajemen database dan arsitekturnya:

1. Arsitektur tingkat konseptual : mencakup pendefinisian terminologi-terminologi umum dalam database dan kebutuhan penggunaan data.meliputi :

a)     Isi database

b)     Penggunaan database

c)      Laporan yang diinginkan

d)     Informasi yang ingin diketahui

2.arsitektur tingkat logis : mencakup pendefinisian struktur data logis, yang dapat dilakukan dengan model hirarkis, jaringan atau relasional. Meliputi :

a)     Pohon

b)     Jaringan

c)      Hubungan (rasional)

3.arsistektur tingkat fisik : mencakup pendefinisian metode-metode akses-file, baik yang sekuensial, terindeks atau langsung. Meliputi :

a)     Sekuensial

b)     Sejuensial terindeks

c)      Langsung

Hubungan ekonomik antar teknik – teknik organisasi file

Tabel ini akan mengikhtisarkan kapan masing – masing teknik organisasi file digunakan.

Teknik – teknik	Saat Terbaik	Keterbatasan
Sekuensial	Rasio aktifitas tinggi, seperti dalam pemrosesan batch	Tidak memungkinkan untuk mengakses catatan tunggal secara tepat
Terindeks	Rasio aktifitas rendah, ukuran file dari moderat sampai tinggi	Pemutakhiran file membutuhkan pemutakhiran indeks - indeks
Sekuensial – Terindeks	File harus diproses dengan pola pemrosesan batch (rasio aktifitas tinggi ) dan nonbatch ( rasio aktifitas rendah )	Sama dengan sekuensial dan terindeks
Langsung	Rasio aktifitas rendah, file berukuran besar, struktur jaringan, dan struktur pohon	Memerlukan kunci – kunci untuk menempatkan catatan – catatan

SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK

System manajemen database ialah program computer yang memungkinkan pemakai untuk membuat dan memutakhirkan file, memilih dan memanggil data, dan untuk menghasilkan beragam keluaran dan laporan. System manajemen database mencakup 3 atribut untuk pengelolaan dan pengorganisasian :

1.      Bahasa deskripsi data (DDL)

Memungkinkan administrator database untuk mendefinisikan struktur logika database, yang disebut skema. Skema mencakup :

a. nama elemen data

b. jenis data (numeric, alphabet data, dll) dan nomor posisi decimal jika elemen data numeric.

c. jumlah posisi (misalnya 9 posisi untuk nomor jaminan social).

2.      Bahasa manipulasi data (DML)

DML mencakup perintah – perintah untuk pemutakhiran, pengeditan, manipulasi dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus, pemakai tidak perlu menggunakan DML, tetapi program aplikasi (misalnya, program penggajian atau system akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan pernyataan DML untuk memenuhi kebutuhan para pemakai.

3.      Bahasa kueri data (DQL)

DQL adalah bahasa yang mudah digunakan atau penghubung yang memungkinkan pemakai untuk meminta informasi dari database. Terdapat pemghubung bahasa alami yang memungkinkan para pemakai untuk meminta informasi dengan menggunakan bahasa sehari – hari. Sistem tersebut dapat mengenali beragam gaya bahasa permintaan, dan jika pemakai menyampaikan permohonan yang tidak lengkap.

Kekurangannya system manajemen database :

a.       Unsur data yang sama digunakan untuk beberapa aplikasi yang berbeda; dalam file independen, unsur data harus dimasukkan dalam masing – masing file aplikasi.

b.      File harus didefinisikan dalam awal proses implementasi system prosedur – prosedur memiliki keterbatasan lebih karena struktur file yang ada dibandingkan karena perubahan kebutuhan aplikasi.

c.       Independensi diantara file seringkali menyebabkan terjadinya struktur – struktur yang berbeda untuk data yang sama, juga akan terjadi, system kode yang berbeda, abreviasi (penyingkatan) yang berbeda, dan panjang field yang berbeda.

Disamping masalah manajemen data dan penyimpanan yang telah dibahas, setiap file independen memerlukan intruksi – intruksi pemrosesan dan pemeliharaan sendiri, jika isi dan struktur file distandarisasikan.

Independensi data, pemecahan untuk masalah – masalah pemeliharaan file independen terletak pada pemisahan penanganan data secara fisik dengan penggunaan logisnya. Ini memerlukan 2 perubahan mendasar, yaitu :

a.       Penyimpanan data terintegrasi dalam suatu database tunggal

b.      Seluruh akses ke himpunan file (database) adalah melalui system perangkat lunak tunggal yang dirancang untuk mengelola aspek fisik penanganan dan penyimpanan data

Dokumentasi dan administrasi database, kamus database digunakan untuk mensentralisasikan, mendokumentasikan, mengontrol dan mengkoordinasikan penggunaan data dalam organisasi. Tujuan utama kamus data adalah mengeliminasi atau paling tidak mengontrol ketidakkonsistenan pemanfaatan hasil pemrosesan alias dan untuk mengeliminasi kesia – siaan data. adalah contoh format kamus data.

Unsur – unsur dalam okurensi kamus data

Spesifikasi

Ø  Nama

Ø    Definisi

Ø    Alias – alias

Karakteristik

Ø    Ukuran

Ø    Nilai – nilai rentang

Ø   Encoding

Ø   Pengeditan data

Utilisasi

Ø   Pemilik

Ø  Dimana digunakan

Ø  Kode keamanan

Ø  Pemutakhiran terakhir